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    【交流在线】重视档案,做条理清晰的有心人

    2014-12-03 来源:《云南财经大学报》第346期 作者:档案馆

        亲爱的新同学,当你挥洒汗水熬过沸腾的六月,披荆斩棘闯过艰辛的高考,欢呼雀跃着迈进大学校园的时候,你知道么,有一位神秘而又严肃的朋友也随你而至,并将与你相伴终生。她与你息息相关,如影随行,默默地为你镌刻着人生。她就是,你的档案。

        一、什么是个人档案?

        个人档案是个人经历的全部体现,既有学习期间的档案材料,也参加工作期间的材料。小学期学籍卡没有具体的归档材料,直到初中报考才有真正的档案记录,并且形成你的第一份档案。

        二、什么是学籍档案?

        学籍档案记录的是你在中学(主要是高中)的学习情况,里面有你考试的成绩、会考成绩以及其他如奖励、处分等信息。学籍档案是个人档案重要的组成部分。

        三、个人档案材料如何转接?

        高中毕业前,应该都给你们统一办理过档案,凡所在省(自治区、直辖市)明确规定自带纸质档案材料的新生,在来校报到时务必直接交到录取学院,或提前EMS快递到学校招生办公室;凡省级招办统一邮寄到学校招生办公室的纸质档案,会尽快通知新生录取学院领取。

        四、我校新生档案如何转接?

        省内考生:凭录取通知书、准考证及身份证到县(市、区)招办进行登记,由县(市、区)招办将考生纸质档案通过机要方式或考生自带至我校。

        省外考生:纸质档案转移按考生所在省(市、区)招考委(考试院)规定进行办理。

        凡自带纸质档案的新生,请将档案交所在班级的班主任,由班主任收齐后交各学院学生管理科。

        目前,我校的学生档案管理大致分为三个阶段。第一阶段为入学阶段,班主任以班级为单位接收新生档案,档案收齐后交由所在学院的学生管理科进行管理;第二阶段为在校就读阶段,这一阶段的档案由学院学生管理科负责管理,同学们在校就读的四年时间里,档案会一直存放在这里;第三阶段是毕业离校阶段,毕业时,档案会由所在学院学生管理科移交到招生与职业发展处,由招生与职业发展处统一寄出。档案寄出的去向主要分为两类:一类是毕业时已经落实了工作单位并且工作单位具有人事档案管理权限的,档案寄至工作单位;另一类是没有落实工作单位的,档案寄至户籍所在地的大中专毕业生服务中心或人才交流中心。

        档案就像一棵小树,随着我们学习工作经历的不断丰富而逐渐枝繁叶茂。人的一生所形成的档案有很多,如学籍档案、人事档案、婚姻档案、健康档案、家庭档案、房产档案、征信档案、死亡档案……一类档案反映着我们生活的一个面,众多类别的档案汇集到一起,呈现出一个丰富多彩的人生,你经历了什么样的人生,她就会折射出什么样的光芒。正所谓,一档一人生。档案就像一个细胞,注入我们的生命,与我们血脉相连,相伴一生。档案与我们如此亲密,那么大学期间的档案主要有哪些呢?

        一、入学材料,即参加高考的高考报名登记表、体检表、志愿表、高中毕业生登记表等,高考报名登记表必须盖有入学前当地招办的公章;

        二、大学时期学籍材料,即高校学生登记表、学习成绩表、高校毕业生登记表和授予学位的材料;

        三、大学期间受过的表彰或处分;

        四、发展为党员的同学,还有党团相关材料,即入团申请书、入团志愿书、入党申请书、入党志愿书等;

        五、职业资格认定的申请表,如教师资格认定申请表、助理会计师认定申请表、助理经济师认定申请表等。

        一个人的不同阶段会形成不同的档案,学生阶段形成的档案为学籍档案、党团材料,工作后形成的档案有履历表、转正定级表、工资表、年度考核表、任免表等。档案是严肃的,具有法律效用的,是人们最信赖的凭证,她的作用常常超乎你的想象。

        档案的作用:大学生中有一种比较普遍的现象是对档案不了解,也不关心,甚至已经毕业几年,档案还放在学校,还有的将档案放在家里,更甚者档案早已丢失。其实不然,国家公务员的选拔,国有企事业单位的招聘,成熟的民企在招聘时都要审查相关人员的档案,并以其记载的相关信息作为甄选人才的重要证据。毕业生将要面对的转正定级、职称申报、办理养老保险,以及开具出国、考研等有关证明,都会用到档案。现实生活中,档案具有不可替代的作用。

        如何养成良好的档案意识?

        一、提高档案意识,养成随时关注档案的习惯,尤其在档案转递时掌握档案的去向。

        二、把好档案形成质量关,在档案形成过程中严格按要求填写。如使用标准汉字,使用中性碳素笔书写,字迹工整,内容清晰。

        三、注重档案的规范性与完整性,该签名的地方有签名,该盖章的地方有盖章。复印件归档时应提交所在学院审核盖章。

        四、保管好具有凭证作用的材料,如学费缴凭证、住宿费缴费凭证等,做一个条理清晰的有心人。

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